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Rechnungen und Kostenvoranschlag

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… Rechnungen und Kostenvoranschläge als PDF aktivieren, die rechtlichen Angaben hinterlegen, Testdokumente prüfen und alle erzeugten Dokumente finden und herunterladen.

Bevor du startest

  • Du bist als Inhaber angemeldet.
  • Name, Adresse, Telefon und E-Mail der Werkstatt stammen aus den Werkstatt-Details und werden automatisch in E-Mails übernommen.
  • Die Felder auf dieser Seite ergänzen den Footer — sie erscheinen nur, wenn ausgefüllt.
  • Für PDF-Dokumente brauchst du einen kostenpflichtigen Plan (oder den 30-Tage-Test von Unlimited). Im Free-Tarif nach dem Test sind Kostenvoranschläge und Rechnungen gesperrt.
  • Du kannst Rechnungen und Rechnungsdaten auch schon im Einrichtungs-Assistenten hinterlegen.
  • Vertretungsberechtigt und die übrigen rechtlichen Angaben brauchst du auch für den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

So geht’s

Rechnungseinstellungen öffnen

  1. Tippe unten auf Einstellungen.
  2. Scrolle zum Abschnitt RECHNUNGEN.
  3. Tippe auf Rechnungen & Angebote. Darunter öffnet Rechnungsdaten das Formular mit den Pflichtangaben für deine Rechnungen.
  4. Oben siehst du zwei Reiter: Einstellungen und Dokumente.

PDF-Rechnungen aktivieren

  1. Im Reiter Einstellungen findest du den Schalter PDF-Rechnungen und PDF-Kostenvoranschlag aktivieren.
  2. Schalte ihn ein, um PDF-Rechnungen und Kostenvoranschläge in der Auftragsdetailansicht zu ermöglichen.
  3. Lies den Hinweis darunter: die Funktion unterstützt XRechnung-kompatible Rechnungen.

Mehrwertsteuer

  1. Trage unter Mehrwertsteuer (%) deinen Steuersatz ein — z. B. 19.
  2. Leer lassen = Standard der App-Sprache (als Platzhalter angezeigt).

E-Mail-Footer / Impressum

Unter der Überschrift E-Mail-Footer / Impressum findest du optionale Felder:

  • Rechtlicher Name / Firma
  • USt-IdNr.
  • Steuernummer
  • Handelsregister
  • Vertretungsberechtigt
  • Weitere Angaben — mehrzeilig, z. B. zusätzliche Pflichtangaben
  • IBAN
  • BIC
  • Kontoinhaber
  • Zahlungsziel (Tage) — z. B. 14 für 14 Tage Zahlungsziel

Änderungen speichern

  1. Passe Schalter und Felder nach Bedarf an.
  2. Unten am Bildschirm bleibt die Leiste Speichern sichtbar.
  3. Tippe auf Speichern, um alle Änderungen zu übernehmen.
  4. Mit Verwerfen setzt du den Entwurf auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück.
  5. Wenn du die Seite mit ungespeicherten Änderungen verlässt, fragt die App, ob du speichern, trotzdem verlassen oder abbrechen möchtest.

Wenn PDF-Rechnungen aktiviert sind und Angaben für XRechnung fehlen, zeigt die App oben einen Hinweis mit den fehlenden Feldern. Unter den betroffenen Eingaben erscheint zusätzlich ein kurzer Hinweis. Angaben aus dem Werkstatt-Profil (Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail) erreichst du über Werkstatt-Profil öffnen.

Kleinunternehmer

  1. Scrolle zum Schalter Kleinunternehmer (§19 UStG).
  2. Schalte ihn ein, wenn du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen darfst.
  3. Der Hinweis erklärt: Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen.

Testdokumente

  1. Scrolle zum Abschnitt Testdokumente.
  2. Tippe auf Test-Rechnung erzeugen oder Test-Kostenvoranschlag erzeugen.
  3. Ungespeicherte Änderungen werden dabei zuerst gespeichert.
  4. Es öffnet sich ein PDF mit deinen Werkstattangaben und Dummydaten (Musterkunde). Das Dokument ist als Muster gekennzeichnet und zählt nicht als echter Beleg.

Alle Dokumente finden

  1. Wechsle zum Reiter Dokumente.
  2. Filtere nach Alle, Rechnungen oder Kostenvoranschläge.
  3. Wähle einen Zeitraum (dieser Monat, letztes Jahr, …) oder Benutzerdefiniert.
  4. Nutze die Suche für Nummer, Kunde, Auftrag, Betrag oder Stichworte wie „rechnung“, „kva“, „storniert“.
  5. Tippe auf einen Eintrag, um das PDF herunterzuladen. Der Dateiname enthält Werkstattname und Dokumentnummer (z. B. auto-mueller-gmbh-INV-2026-00001.pdf). Auf dem Handy öffnet sich der Teilen-/Speichern-Dialog.

Mehrere PDFs herunterladen

  1. Tippe auf Auswählen (oder halte einen Eintrag gedrückt).
  2. Wähle die gewünschten Dokumente — optional Alle auswählen.
  3. Tippe auf ZIP herunterladen.
  4. Die Dateien werden als ZIP bereitgestellt und über den Teilen-/Speichern-Dialog deines Geräts ausgegeben. Der Download ist an dein Login gebunden.

Das Ergebnis

In Aufträgen kannst du Kostenvoranschläge und Rechnungen als PDF erzeugen. E-Mails an Kunden enthalten deine hinterlegten Footer-Angaben; Rechnungen berücksichtigen Mehrwertsteuer oder Kleinunternehmer-Regelung. Unter Dokumente findest du alle erzeugten PDFs an einem Ort.

Häufige Fragen

Reicht der Werkstatt-Name aus den Details?
Für E-Mails ja — automatisch. Für Rechnungen empfiehlt sich Rechtlicher Name / Firma zusätzlich, falls abweichend.

Warum erscheint der Hinweis zu XRechnung?
Weil noch Angaben fehlen, die für eine XRechnung-konforme Rechnung nötig sind — z. B. USt-IdNr. oder Steuernummer, Vertretungsberechtigt, IBAN oder Adresse/Telefon/E-Mail aus dem Werkstatt-Profil. Sobald die Felder gefüllt sind, verschwindet der Hinweis.

Kleinunternehmer und Mehrwertsteuer gleichzeitig?
Bei Kleinunternehmer-Regelung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen — der Steuersatz spielt dann auf der Rechnung keine Rolle.

Wo erstelle ich die Rechnung?
In der Auftragsdetailansicht eines einzelnen Auftrags — nachdem du die Einstellungen hier aktiviert hast. Zum Prüfen des Layouts nutze die Testdokumente.

Sind Testdokumente echte Rechnungen?
Nein. Sie tragen den Hinweis „Testdokument“ und verbrauchen keine Rechnungs-/Angebotsnummer.

Wer kann den ZIP-Download öffnen?
Nur der Inhaber über Werkstatt → Rechnungen und Kostenvoranschlag verwalten → Dokumente. Mitarbeiter laden einzelne PDFs im Auftragsdetail unter Dokumente herunter. Ohne Login gibt es keinen Zugriff.

Warum braucht der AVV dieselben rechtlichen Felder?
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) übernimmt u. a. Vertretungsberechtigt und den Firmennamen aus diesen Einstellungen bzw. dem Werkstatt-Profil. Fehlen sie, kannst du den Vertrag nicht annehmen.

Beim Öffnen kurz ein Ladekreis?
Beim ersten Öffnen der Einstellungen kann kurz ein Ladekreis erscheinen, bis deine gespeicherten Angaben geladen sind. Schlägt das Laden fehl, tippe auf Erneut versuchen.

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