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Werkstatt einrichten

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Ich möchte …

… nach der Registrierung meine Werkstatt in wenigen Minuten einrichten, so dass am Ende der Link für Anfragen, die Abgabe, die Abholung und die Rechnungen fertig eingestellt sind, und direkt den ersten Auftrag anlegen.

Bevor du startest

  • Du hast deine Werkstatt registriert, ein Preispaket gewählt und Design & Branding festgelegt. Diese Reihenfolge bleibt immer gleich.
  • Oben siehst du den Abschnitt (WERKSTATT, KUNDEN, RECHNUNGEN, ABSCHLUSS) und einen Fortschrittsbalken. Du kannst den Assistenten schließen und später genau dort weitermachen.
  • Den Teil ab den Online-Anfragen startest du später jederzeit ganz unten im Tab Einstellungen über Einrichtungs-Assistent erneut starten. Jede Einstellung aus dem Assistenten findest du dort auch einzeln wieder.

So geht’s

Unten wechselst du mit Weiter zum nächsten Schritt. Zurück geht über den Pfeil oben. Alles wird im Hintergrund gespeichert, du musst nie warten.

Werkstatt

  1. Wähle den Werkstatt-Typ. Passende Standard-Leistungen werden im Hintergrund angelegt.
  2. Wann hast du geöffnet? Tippe eine Vorlage an (Mo–Fr 8–17 Uhr oder Mo–Fr 8–18 Uhr + Sa 8–12 Uhr) oder Anders einstellen. Der Assistent fragt dann nach den Zeiten für Montag und bietet an, sie für weitere Tage zu übernehmen (Di–Fr sind vorausgewählt). Für jeden übrigen Tag fragt er Hast du … geöffnet? mit Nein, geschlossen, Ja, gleiche Zeit oder Ja, andere Zeit. Am Ende siehst du die Woche als Liste und kannst jede Zeile ändern. Die Mittagspause schaltest du bei Bedarf dazu.
  3. Wer arbeitet in deiner Werkstatt? Wähle Nur ich oder Ich habe Mitarbeiter und trag die Namen über Weitere Person ein. Die Person erscheint sofort mit wird angelegt …; du kannst direkt weitermachen. Zugangsdaten gibst du später aus. Wie viel Arbeit pro Tag reinpasst, rechnen wir automatisch aus deinen Öffnungszeiten aus; über ändern passt du es an.

Kunden

  1. Sollen Kunden online Reparatur-Anfragen stellen können? Die Karte erklärt den Weg (Kunde → Anfrage → Auftrag bei dir → Nachricht, wenn fertig) und die Vorteile: Du planst besser, deine Werkstatt steht nicht voll mit wartenden Fahrzeugen, und du hast weniger Telefonate. Nein, nur Telefon und Theke springt direkt zur Abholung.
  2. Was können Kunden bei dir anfragen? Hake die Leistungen an, die du anbietest. Tippe eine Zeile an, um Name oder Dauer zu ändern. Über Leistung hinzufügen wählst du Aus dem Branchen-Katalog oder Selbst anlegen. Wenn Kunden lieber frei beschreiben, tippe Kunden beschreiben lieber in eigenen Worten.
  3. Nur mit Leistungen: Sollen Kunden Preise sehen? Bei Ja trägst du direkt deinen Stundensatz ein und siehst ein Beispiel.
  4. Wann bringen Kunden das Fahrzeug? Mit Leistungen: Am Morgen und am Vorabend (empfohlen), Nur morgens am Reparaturtag, Nur am Vorabend, Während der Öffnungszeiten oder Ohne Termin. Mit freier Beschreibung: Während der Öffnungszeiten, Nur zu bestimmten Zeiten oder Ohne Termin. Die vorgeschlagenen Zeiten änderst du direkt in der Karte. Ausgebuchte Tage werden automatisch gesperrt; das änderst du später in den Einstellungen.
  5. Abholung: Während der Öffnungszeiten, Nur zu bestimmten Zeiten oder Kein Abholtermin, ich melde mich.

Rechnungen

  1. Rechnungen und Angebote aus Aufträgen erstellen? Beide Antworten sind gleichwertig, nichts ist vorausgewählt.
  2. Bei Ja trägst du nur vier Angaben ein: Firmenname, verantwortliche Person, Steuernummer und/oder USt-ID und IBAN. Steuersatz, Zahlungsziel und Kontoinhaber stehen in einer Zeile und lassen sich über ändern anpassen. Mit Später eintragen geht es weiter; ein roter Punkt erinnert dich dann.

Abschluss

  1. Das ist eingerichtet zeigt alle Entscheidungen. Tippe eine Zeile an, um sie zu ändern.
  2. Mit Online-Anfragen: Dein Link ist fertig mit QR-Code, Per WhatsApp oder SMS teilen, Kopieren und Aushang drucken, dazu Ideen, wo der Link gut aufgehoben ist.
  3. Die roten Punkte erklären, wie es weitergeht: Jetzt im Tab Aufträge, dann Erste Woche, Danach die Feinheiten.
  4. Leg deinen ersten Auftrag an: Ich habe einen Kunden oder Mit einem Beispiel ausprobieren. Das Beispiel läuft durch den normalen Auftrags-Assistenten, alles ist vorausgefüllt. Später bringt dich direkt zu den Aufträgen.

Nach dem Assistenten

  • Im Tab Aufträge zeigt die Karte DEINE ERSTEN SCHRITTE nur, was jetzt dran ist (erster echter Auftrag, Stand einmal ändern, und je nach Gerät Browser-App ansehen oder Mobile App herunterladen), mit Fortschrittsbalken. In der App öffnet Browser-App ansehen die Werkstatt im Browser, dort ist sie am großen Bildschirm übersichtlicher. Im Browser öffnet Mobile App herunterladen die Download-Seite. Der passende Punkt sitzt gleichzeitig unter Einstellungen → APP. Danach folgt DEINE ERSTE WOCHE (Kunden benachrichtigen, erste Rechnung, Link teilen, Rechnungsdaten, Zugänge fürs Team, Mitteilungen). Die übrigen roten Punkte in Einstellungen erscheinen erst, wenn die ersten Schritte erledigt sind. Die Karte ist eingeklappt, damit du das Board gut siehst, auch wenn DEINE ERSTE WOCHE erscheint. Tippe sie an, um die Aufgaben zu sehen. Sie liegen dann über dem Board, und das Board behält seine Höhe.
  • Du bekommst eine persönliche Mail von Vince. Sind Online-Anfragen an, steht dein Link darin. In den ersten Tagen folgen höchstens ein paar kurze Mails, und nur, wenn der passende Schritt noch offen ist.

Das Ergebnis

Öffnungszeiten, Team, Online-Anfragen mit Abgabe und Abholung sowie Rechnungen sind so eingestellt, wie du es gewählt hast. Der Link für Kunden ist fertig, und du landest in der Auftragsübersicht mit deinen ersten Schritten.

Häufige Fragen

Kann ich den Assistenten unterbrechen?
Ja. Beim nächsten Öffnen landest du wieder beim letzten Schritt.

Muss ich Online-Anfragen einschalten?
Nein. Ohne sie legst du Aufträge selbst an. Du kannst sie später unter Einstellungen → Online-Anfragen einschalten.

Was passiert mit dem Beispiel-Auftrag?
Er ist als Beispiel markiert, verbraucht keine Auftragsnummer, zählt nicht zu deinem Kontingent und schickt dem Kunden keine Nachrichten. Rechnungen und Angebote lassen sich daraus nicht erstellen. Du löschst ihn im Auftrag über Beispiel löschen. Der Beispielkunde wird dabei automatisch mit entfernt.

Wo ändere ich Preise später?
Unter Einstellungen → Preise und Stundensatz.

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