HILFE —

Auftrag anlegen

Alle Themen
AufträgeFür Werkstatt-InhaberFür Mitarbeiter

Ich möchte …

… einen neuen Reparatur- oder Serviceauftrag Schritt für Schritt anlegen – mit Kunde, Objekt, Leistungen, optionaler Planung und Übergabe an den Kunden.

Bevor du startest

  • Du bist als Werkstatt-Inhaber oder Mitarbeiter angemeldet.
  • Das Auftragsmodul ist für deine Werkstatt aktiviert (sonst fehlt der Knopf Neuer Auftrag).
  • Dein Tarif hat noch freie Aufträge im laufenden Monat (sonst erscheint ein Hinweis oben im Assistenten). Jeder Tarif hat ein Monatskontingent: Free 20, Essential 200, Premium 800, Unlimited 2.000 Aufträge.
  • Für einen neuen Kunden genügen Vorname, Nachname und E-Mail oder Telefonnummer. Alternativ legst du ihn ohne E-Mail und Telefon an und erhältst einen Login-Zugang (Benutzername und Passwort).

So geht’s

Auftrag starten

  1. Tippe unten in der Navigationsleiste auf Aufträge.
  2. Stelle sicher, dass die Tafel-Ansicht aktiv ist (Kachel-Symbol oben links in der Titelleiste).
  3. Tippe auf Neuer Auftrag: auf dem Handy oben rechts in der Titelleiste als Plus-Symbol, im Browser oben rechts in der Leiste rechts neben dem Liste/Tafel-Umschalter.
  4. Der Assistent Neuer Auftrag öffnet sich mit fünf Schritten: Kunde, Auftrag, Leistungen & Preis, Planung und Zusammenfassung. Oben steht Schritt … von 5 mit dem Namen des Schritts; Schritte, die du schon erreicht hast, öffnest du direkt durch Antippen der Fortschrittsanzeige.
  5. Unten ist die Leiste mit Zurück und Weiter immer sichtbar. Ist Weiter ausgegraut, steht direkt darüber, was noch fehlt (z. B. Bitte einen Titel eingeben.). Links oben schließt du den Assistenten mit dem X.

Schritt 1: Kunde

  1. Oben wählst du zwischen Neuer Kunde und Bestehender Kunde. Der Assistent merkt sich, welchen Reiter du zuletzt benutzt hast.
  2. Neuer Kunde: Trage Vorname und Nachname ein, dazu Telefonnummer oder E-Mail – eines davon genügt, darüber erhält der Kunde Updates zum Auftrag. Darunter ergänzt du optional die Adresse – über die Adresssuche oder direkt in Straße und Hausnummer, PLZ und Ort.
  3. Gibt es schon einen Kunden mit gleicher E-Mail oder Telefonnummer, erscheint Existiert bereits: …. Tippe auf Übernehmen, um stattdessen diesen Kunden zu verwenden.
  4. Für datenschutzsensible Kunden aktivierst du Ohne E-Mail und Telefon (nicht empfohlen). Der Kunde erhält dann keine Updates per E-Mail oder SMS, sondern einen Login-Zugang. Nach dem Anlegen siehst du Benutzername und Passwort zum Teilen.
  5. Der neue Kunde wird erst gespeichert, wenn du am Ende auf Auftrag anlegen tippst – brichst du vorher ab, entsteht kein Kundendatensatz.
  6. Bestehender Kunde: Das Suchfeld ist sofort aktiv. Suche nach Name, Telefon, E-Mail oder Kundennummer; ohne Eingabe siehst du unter Zuletzt die Kunden mit den jüngsten Aufträgen.
  7. Tippe einen Kunden an – er ist ausgewählt und der Assistent springt direkt zum nächsten Schritt. Über Ändern auf der Kundenkarte wählst du später einen anderen.
  8. Findest du niemanden, tippe auf „…“ als neuen Kunden anlegen – der Suchbegriff wird als Name, E-Mail oder Telefonnummer ins Formular übernommen.

Schritt 2: Auftrag

  1. Zuerst wählst du das Objekt (Bezeichnung je nach Branche, z. B. Fahrzeug): ein bestehendes Objekt des Kunden, ein Objekt aus früheren Aufträgen – oder Neues … anlegen und die Objektfelder ausfüllen (z. B. Marke, Modell, Kennzeichen). Das Objekt ist optional.
  2. Hat deine Werkstatt aktive Service-Produkte, fügst du sie hier über Service-Produkt hinzufügen hinzu. Zugehörige Positionen werden automatisch erzeugt; mit Entfernen nimmst du ein Produkt samt Positionen wieder heraus.
  3. Unter Titel steht der Auftrag, z. B. „Bremsen wechseln“. Wählst du ein Service-Produkt, wird der Titel vorbelegt, solange du ihn nicht selbst geändert hast. Vorschläge Aus bisherigen Aufträgen übernimmst du per Chip.
  4. Tippe auf Weiter.

Schritt 3: Leistungen & Preis

  1. Tippe auf Position hinzufügen. Es öffnet sich Aus Katalog hinzufügen: wähle Leistungen oder Teile, durchsuche die Liste und markiere eine oder mehrere Positionen. Mit Freie Position legst du eine Position ohne Katalogeintrag an. Positionen aus Service-Produkten stehen bereits in der Liste.
  2. Die Positionen erscheinen wie auf der Rechnung (Pos.-Nr., Bezeichnung, Menge, MwSt., Einzelpreis, Gesamt netto). Tippe eine Position an, um Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt %, MwSt. % oder Notiz zu ändern; mit dem Ziehpunkt änderst du die Reihenfolge.
  3. Der Schritt ist optional: Tippe auf Weiter oder Überspringen. Positionen kannst du auch später im Auftrag ergänzen.

Schritt 4: Planung

  1. Unter Geplantes Reparaturdatum tippst du auf Heute, Morgen oder Datum wählen. Mit Datum wird der Auftrag direkt als Geplant angelegt; erneutes Antippen des gewählten Chips entfernt das Datum.
  2. Unter Geplante Werkstatt-Zeit wählst du eine Dauer (30 min bis 8 h) oder Eigene. Hast du Service-Produkte gewählt, ist die Dauer daraus schon vorgeschlagen.
  3. Unter Zuständig wählst du einen Mitarbeiter oder Noch nicht zuweisen. Standardmäßig bist du selbst zuständig.
  4. Aktiviere … abgegeben, wenn das Objekt schon in der Werkstatt ist (grüner Punkt auf der Auftragskarte).
  5. Auch dieser Schritt lässt sich überspringen.

Schritt 5: Zusammenfassung und Speichern

  1. Die Zusammenfassung zeigt Karten für Kunde (bei neuen Kunden mit dem Hinweis wird neu angelegt), Auftrag, Leistungen & Preis mit Brutto-Summe und Planung. Über Bearbeiten auf einer Karte springst du direkt in den passenden Schritt.
  2. Unter Unterschrift Kunde unterschreibt der Kunde auf dem Gerät. Verlangt deine Werkstatt eine Unterschrift, ist das Feld Pflicht; mit Löschen setzt du es zurück.
  3. Tippe auf Auftrag anlegen. Neuer Kunde, neues Objekt und Auftrag werden in einem Schritt gespeichert.
  4. Es erscheint Auftrag übergeben mit der Überschrift Auftrag … angelegt:
    • Die Karte Kunde verbinden zeigt den QR-Code. Mit App und Browser wechselst du zwischen dem QR-Code für die Werkstate-App und dem Web-Link. Darunter steht der Auftragscode (10 Ziffern) mit Code kopieren.
    • Darunter teilst du den Zugang per WhatsApp, SMS, Anleitung teilen, Link kopieren oder Drucken.
    • Eine Zeile zeigt, ob eine Bestätigungs-E-Mail verschickt wird.
    • Wurde der Kunde ohne Kontaktdaten angelegt, siehst du App-Zugang für den Kunden mit Benutzername und Passwort.
    • Unter Kunde hat noch keine App? klappst du den QR-Code zum Herunterladen der App auf.
  5. Der Knopf Fertig ist unten fest angeheftet und immer sichtbar. Er öffnet den neuen Auftrag.

Das Ergebnis

  • Der Auftrag erhält eine Werkstatt-Auftragsnummer und erscheint auf der Auftragstafel in der passenden Status-Spalte.
  • Mit Planungsdatum landet er in Geplant; ohne Datum typischerweise in der ersten Spalte (z. B. Angenommen).
  • Der Kunde kann per App, Link oder E-Mail informiert werden, wenn Kontaktdaten hinterlegt sind.
  • Du kannst den Auftrag sofort in der Detailansicht weiterbearbeiten.

Häufige Fragen

Was ist ein Beispiel-Auftrag?
Am Ende der Einrichtung kannst du Mit einem Beispiel ausprobieren wählen. Der Assistent ist dann vorausgefüllt (neuer Kunde Max Muster ohne Kontaktdaten, erste Leistung, geplant für morgen), und oben steht ein Hinweis. Gespeichert wird erst beim Tippen auf Auftrag anlegen. Der Auftrag ist als Beispiel markiert, verbraucht keine Auftragsnummer, zählt nicht zum Kontingent, schickt keine Nachrichten und lässt sich nicht abrechnen. Du löschst ihn im Auftrag über Beispiel löschen. Der Beispielkunde Max Muster wird dabei automatisch mit entfernt, solange er keinen weiteren Auftrag oder Termin hat.

Kann ich den Assistenten abbrechen?
Ja. Mit X links oben im ersten Schritt oder mit Zurück verlässt du den Assistenten. Ungespeicherte Eingaben gehen verloren.

Warum fehlt der Knopf „Neuer Auftrag“?
Prüfe, ob das Auftragsmodul in den Werkstatt-Einstellungen aktiviert ist und ob dein Tarif noch Aufträge zulässt. Auf dem Handy erscheint das Plus-Symbol oben rechts in der Titelleiste, im Browser oben rechts in der Leiste.

Auftragslimit erreicht — was tun?
Sobald das Monatskontingent aufgebraucht ist, lehnt der Assistent das Anlegen ab und nennt dein Limit sowie den Tarif, der zu deiner Nutzung passt. Über Tarif upgraden landest du direkt beim passenden Paket; andernfalls steht das volle Kontingent im nächsten Kalendermonat wieder zur Verfügung.

Muss ich Positionen angeben?
Nein. Du kannst Leistungen und Teile auch später im Auftragsdetail unter Positionen ergänzen.

Muss ich Service-Produkte wählen?
Nein. Der Bereich erscheint im Schritt Auftrag nur, wenn deine Werkstatt aktive Service-Produkte hat, und ist optional.

Warum finde ich einen Kunden nicht?
Die Suche berücksichtigt Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer (auch ohne Leerzeichen oder mit +49) und Kundennummer; Groß-/Kleinschreibung und Umlaute spielen keine Rolle. Bei sehr vielen Kunden sucht der Assistent nach kurzer Pause zusätzlich auf dem Server.

Wird der neue Kunde doppelt angelegt, wenn ich zweimal tippe?
Nein. Kunde und Auftrag werden gemeinsam gespeichert; ein wiederholter Versuch (z. B. nach Verbindungsabbruch) legt keinen zweiten Datensatz an.

Wie vervollständige ich eine Kunden-Reparaturanfrage?
Offene Anfragen auf der Tafel bearbeitest du über Anfrage vervollständigen – siehe Reparaturanfrage vervollständigen.

Verwandte Themen