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Ich möchte …

… einen einzelnen Auftrag im Detail sehen, bearbeiten und alle relevanten Aktionen – Status, Zuweisung, Service-Produkte, Positionen, Drucken, Planung und Abholung – an einem Ort erledigen.

Bevor du startest

  • Du bist als Inhaber oder Mitarbeiter angemeldet.
  • Du hast einen bestehenden Auftrag geöffnet – von der Auftragstafel, der Listenansicht oder aus der Kundenakte.

So geht’s

Auftrag öffnen

  1. Tippe auf der Auftragstafel auf eine Karte – oder wähle in der Listenansicht einen Eintrag links aus.
  2. Alternativ: Öffne in der Kundenakte unter Aktive Aufträge oder Vergangene Aufträge den gewünschten Auftrag.
  3. Die Detailansicht Auftrag zeigt oben eine Kopfkarte mit Auftragsnummer, Status-Chip, Titel und Zuständigkeit.

Kopfbereich bearbeiten

  1. Tippe neben dem Titel auf das Stift-Symbol, um den Auftragstitel zu ändern.
  2. Tippe auf die Zeile Zuständig, wähle einen Mitarbeiter oder lasse die Zuweisung leer, und bestätige.
  3. Darunter findest du den Knopf Status ändern. Wähle den neuen Status aus der Liste. Je nach Übergang erscheinen Zusatzdialoge (z. B. Planungsdatum oder Abholhinweis).
  4. Fehlt noch eine Übergabe-Unterschrift, erscheint ggf. der Knopf Übergabe-Unterschrift Pflicht – tippe darauf, damit der Kunde unterschreibt.

Abschnitte im Detail

  1. Scrolle durch die Abschnitte. Auf großen Bildschirmen erscheinen Inhalt und Planung nebeneinander; auf schmalen Geräten untereinander:
    • Kundenanfrage – nur bei Reparaturanfragen: Eingegangen, Beschreibung, Kontakt, Objektdetails, Kundenfotos
    • Kunde – Name und Telefon. Bei registrierten Kunden öffnet ein Tippen die Kundenakte. Bei Gast-Aufträgen öffnet sich ein Dialog mit Als Kunden anlegen, um den Gast in einen Kundendatensatz zu übernehmen und mit dem Auftrag zu verknüpfen.
    • Objekt – Objektdaten; Stift-Symbol oben rechts zum Bearbeiten
    • Rückfragen – bisherigen Nachrichtenverlauf lesen und mit Rückfrage stellen eine Nachricht an den Kunden senden
    • Anhänge – Fotos und Dokumente hochladen
    • Service-Produkte – gewählte Angebote der Kundenanfrage und vom Team nachträglich hinzugefügte. Hake ein Produkt ab, wenn es erledigt ist. Über + fügst du weitere hinzu. Entfernen löscht das Produkt und die zugehörigen Positionen. Löschst du nur eine Position, bleibt das Service-Produkt in dieser Liste.
    • Positionen – rechnungsgleiche Liste (Pos., Bezeichnung, Menge inkl. Einheit, MwSt., Einzelpreis, Netto-Summen); Stift-Symbol oben rechts für Positionen bearbeiten (direkt in der Rechnungsansicht; Aus Katalog hinzufügen für Katalog-Mehrfachauswahl; Einheit, Rabatt, MwSt. und Notiz). Unten bestätigst du mit Speichern oder verwirfst mit Abbrechen. Bei aktiver Rechnungs-/KVA-Funktion fließen die Positionen in Kostenvoranschlag und Rechnung.
    • Planung – Geplantes Reparaturdatum setzen oder ändern; Checkbox für Objekt abgegeben
    • Abgabetermin – Termin vereinbaren, verschieben oder absagen; Kunden um Termin bitten
    • Unterschriften – Annahme- und Abgabe-Unterschriften
    • Abholung – gebuchter Abholtermin, sofern vorhanden
    • Dokumente – Kostenvoranschlag und Rechnung erzeugen, per E-Mail senden oder herunterladen (Dateiname: Werkstatt + Nummer). Ist ein Dokument schon da, findest du darunter Rechnung neu erstellen bzw. Kostenvoranschlag neu erstellen. Ein Dialog warnt, dass das bisherige Dokument ungültig wird. Haben sich die Positionen seit der Erstellung geändert, erscheint derselbe Befehl als auffälliger Knopf mit Hinweis.
    • Notizen – interne und kundensichtbare Notizen; Stift-Symbol öffnet Notizen bearbeiten
    • Verlauf – Chronik aller Änderungen; Alle anzeigen für die vollständige Historie

Planung, Abgabe und Abholung

  1. Im Abschnitt Planung tippe auf das Datumsfeld, wähle ein Geplantes Reparaturdatum und speichere. Liegt der Auftrag noch vor Geplant, wechselt der Status dorthin; liegt er schon weiter (z. B. In Arbeit), bleibt der Status unverändert und es erscheint Reparaturdatum gespeichert (Status unverändert). Zum bewussten Zurücksetzen auf Geplant nutze den Statuswechsel oben oder ziehe die Karte auf der Auftragstafel in die Spalte Geplant.
  2. Im Abschnitt Abgabetermin vereinbarst oder verschiebst du die Anlieferung. Ein vorhandener Termin kann dort auch abgesagt werden. Solange noch kein Termin besteht, kannst du mit Kunden um Termin bitten eine E-Mail an den Kunden senden, damit er selbst einen Abgabetermin wählt.
  3. Im Abschnitt Abholung siehst du den gebuchten Termin, wenn der Auftrag abholbereit ist und ein Termin gewählt wurde.

Auftrag drucken

  1. Oben rechts neben dem QR-Symbol tippe auf das Drucker-Symbol. Es öffnet sich ein Menü mit zwei Formaten:
    • DIN A4 – einseitige Auftragskarte, z. B. zum Anheften ans Fahrzeug.
    • Bon (80 mm) – derselbe Inhalt als schmaler Streifen für einen Bon-Drucker. Der Bon ist so lang wie nötig.
  2. Wähle ein Format. Es öffnet sich der Druckdialog. Beide Ausdrucke enthalten dein Werkstatt-Logo, Nummer, QR-Code, Kunde, Objekt, Termine, Service-Produkte als Checkliste und Positionen mit Preisen.

Auftrag löschen

  1. Als Inhaber findest du Auftrag löschen über das Papierkorb-Symbol oben rechts. Bestätige mit Auftrag löschen oder brich mit Abbrechen ab.

Das Ergebnis

  • Änderungen sind sofort für das gesamte Team sichtbar.
  • Der Kunde sieht freigegebene Informationen (Status, Notizen, Abholung) in seiner App.
  • Geplante Termine erscheinen auf der Auftragskarte und im Planungskalender für Aufträge.
  • Statuswechsel können automatische Benachrichtigungen an den Kunden auslösen.

Häufige Fragen

Der Kunde sieht meine Notiz nicht.
Nur die kundensichtbare Notiz erscheint in der Kunden-App. Tippe auf das Stift-Symbol bei Notizen, um sie zu bearbeiten.

Wo füge ich Fotos hinzu?
Im Abschnitt Anhänge – auch nachträglich nach dem Anlegen über den Assistenten.

Wie bearbeite ich eine offene Reparaturanfrage?
Tippe in der Anfrage-Spalte auf die Karte oder nutze Anfrage vervollständigen beim Statuswechsel – siehe Reparaturanfrage vervollständigen. Im Abschnitt Kundenanfrage steht, ob der Kunde neu angelegt oder bestehende Stammdaten aus der Anfrage übernommen wurden.

Wie lege ich einen Gast als Kunden an?
Im Auftragsdetail unter Kunde tippen und Als Kunden anlegen wählen. Bestehende Kunden mit gleicher Telefonnummer oder E-Mail kannst du direkt verknüpfen.

Welcher Bon-Drucker funktioniert?
Jeder Bon-Drucker mit 80 mm breitem Papier, z. B. Epson TM-T88V. Installiere den Drucker mit dem Treiber des Herstellers an deinem Gerät und wähle ihn im Druckdialog aus.

Warum fehlt das Logo auf dem Ausdruck?
Das Logo erscheint nur, wenn du eines im Branding-Assistenten hinterlegt hast. Auf dem Bon wird es in Schwarz-Weiß gedruckt.

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